CKM

Organizacija događaja jeste izazovan zadatak, ali uz pravilan pristup i dobru pripremu, malo vas deli od organizacije nezaboravne korporativne žurke, rođendana ili venčanja koji će svim prisutnima ostaviti utiske za pamćenje. 

Kada je u pitanju organizacija kvalitetnog događaja, postoji nekoliko ključnih aspekata na koje treba obratiti pažnju, bez obzira na to kakav je tip event-a. Upravo neki od glavnih faktora koji doprinose uspehu događaja: lokacija, muzika, hrana i piće, plan i program događaja, kao i vrhunski servis.

Bilo da ste rešili da prepustite organizaciju događaja profesionalcima ili imate dovoljno vremena da se i sami pozabavite pripremom proslave, verujemo da će vam značiti da pročitate naše savete u nastavku teksta.

Mesto proslave – odaberite savršenu lokaciju 

Prvi faktor koji igra važnu ulogu u organizaciji kvalitetnog događaja je odabir odgovarajuće lokacije, pri čemu je potreno voditi računa o nekoliko stvari:

• Fizička lokacija mesta proslave – da ne bude previše daleko od mesta gde živi najveći broj gostiju (za one kojima je lokacija previše daleka, a biće ih, po mogućstvu organizujte noćenje);
• Veličina objekta u skladu sa potrebama događaja – odaberite restoran, salu za proslave ili drugi tip objekta koji može da odgovori na sva pitanja – broj gostiju, kao i na sve tehničke aspekte u vezi sa muzikom, ozvučenjem, osvetljenjem itd;
• Enterijer – Unutrašnjost prostora treba biti estetski privlačna, sa dovoljno prostora za sve učesnike, dekoracija pažljivo osmišljena, prilagođena temi ili vrsti događaja. Posebno povedite računa o dekoraciji i ukrašavanju enterijera ukoliko je u pitanju venčanje;
• Ukoliko je moguće, otvoreni prostor može biti odličan izbor, posebno za letnje događaje ili proslave na otvorenom – sve popularniji koncept i nešto što štavi razliku od klasičnih proslava jesu upravo žurke na otvorenom.

Muzika za svačiji ukus – ne dozvolite da gosti sede!

Muzika je ključni element svakog događaja, bez obzira na to da li je u pitanju proslava, konferencija, rođendan ili nešto drugo. Verujemo da nećete želeti da gosti presede na vašoj proslavi ili budu sve vreme ukočeni kao kipovi.

Zato je važno obezbediti širok izbor muzike kako bi se zadovoljili ukusi svih prisutnih gostiju. Saradnja sa profesionalnim DJ-om ili bendom može biti od velike pomoći pri odabiru pravog repertoara.

Veliki je broj opcija kada je muzika u pitanju, a sami najbolji poznajete vaše goste. Ukoliko se radi o korporativnopj proslavi, trudite se da ne odstupate previše od klasične varijante, dok sa druge strane, kada pravite zabavu za “svoje” ljude, sigurno će biti više prostora za prilagođavanje specifičnim muzičkim ukusima.

Izvrsna selekcija hrane i pića

Kvalitetna hrana i piće su neizostavni deo uspešnog događaja. Obezbeđivanje profesionalne usluge keteringa ili bogatog švedskog stola sa raznovrsnim jelima je ključno da vaši gosti naprave odličnu “podlogu” za piće i višečasovno đuskanje tokom cele večeri. 

Treba imati u vidu različite ukuse i preferencije gostiju, uključujući i vegetarijansku ili vegansku hranu. 

Takođe, važno je imati dobar izbor domaćih i stranih pića kako bi se zadovoljili ukusi svih prisutnih, a sigurno će među gostima biti i onih zahtevnijih, tako da budite spremni za sve varijante. Naša je preporuka da pripremite makar po 2 vrste piva, vina (i crnog i belog), makar 4 vrste žestokog pića i opciju za pravljenje koktela. 

Plan i program događaja – odlično organizovana zabava

Bez dobro osmišljenog plana i programa, event može delovati neorganizovano, posebno ukoliko su u pitanju konferencije ili korpo proslave. Stoga je važno imati detaljan plan i program koji će organizator pratiti tokom celog događaja.

Ako je u pitanju konferencija, agenda treba biti dobro strukturirana, sa jasno definisanim vremenom za svaki segment. Uključivanje različitih govornika, panela, radionica i interaktivnih sesija može oplemeniti događaj i pružiti vrednost učesnicima. Takođe je važno predvideti dovoljno vremena za pauze i umrežavanje, kako bi gosti mogli da se upoznaju i razmene iskustva.

U slučaju proslave ili svečanog događaja, program treba biti dobro raspoređen kako bi se održao kontinuitet zabave i raznolikosti aktivnosti. Razmislite o uključivanju različitih umetnika, bendova ili zabavnih programa kako biste održali visok nivo energije i zabave tokom celog događaja.

Vrhunska usluga

Vrhunska usluga je ključni element koji čini razliku između prosečnog i kvalitetnog događaja. Obezbeđivanje profesionalnih konobara, barmena, hostesa i obezbeđenja može pružiti gostima osećaj luksuza i pažnje.

Konobari trebaju biti ljubazni, brzi i diskretni u pružanju usluge gostima, a barmeni biti vešti u pripremi različitih pića i koktela. 

Hostese će biti od pomoći u dočekivanju gostiju i usmeravanju ka odgovarajućim delovima događaja, kao i u realizaciji cele proslave. 

Obezbeđenje je takođe važno kako bi se održala sigurnost i sprečile nepredviđene situacije.

Uz dobru organizaciju i timski rad, svaki događaj može biti uspešan i ostaviti pozitivan utisak na sve prisutne. Stoga, sledeći put kada budete planirali događaj, ne zaboravite da se fokusirate na ove ključne elemente i pružite svojim gostima nezaboravno iskustvo koje će dugo pamtiti.